e-Beschaffung aus einer Hand

Die elektronische Beschaffung bedeutet für Auftraggeber und Auftragnehmer Vorteile auf allen Linien und mit Cloud Computing auf Software-as-a-Service (SaaS) - Basis bezahlen Sie nur das, was Sie wirklich benötigen.

einfach, sicher, effizient, preisgünstig & kostenlos für Lieferanten

Überblick & Preise

Mit e-beschaffung.at können Sie alle Prozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette elektronisch abwickeln. Wir richten Ihnen dazu einen eigenen Handelsraum auf der Plattform ein, schulen die Mitarbeiter und begleiten Sie bei den Transaktionen.
Alle Preise exkl. USt.

1. Bekanntmachungen veröffentlichen >> kostenlos
  Jene Kosten, die bei den Medien für die Veröffentlichung anfallen, trägt der Auftraggeber selbst.

2. Handelsraum auf e-beschaffung.at inkl. Basistraining >> € 600,--
  2.1. Perfektionstraining >>
€ 600,--

3.





Elektronische Abwicklung von Verfahren nach BVergG:
3.1. Im Oberschwellenbereich >>
3.2. Im Unterschwellenbereich >>
3.3. Unverbindliche Preisanfragen >>

3.4. Aufzahlung auf Pos. 3.1. - 3.3. für Auktionen >>

je Verfahren
je Verfahren
je Anfrage
je Auktion

€ 500,--
€ 250,--
€ 100,--
€ 400,--

4. Sonstige Services:    
  Preise für Sonstige Services erhalten Sie auf Anfrage unter willkommen[at]e-beschaffung.at
  4.1. Vor der Zuschlagserteilung von der Budgetierung bis zur Beauftragung  >>
  4.1.1. Ausgaben- und Potentialanalyse >>
4.1.2. Auftragnehmerdatenbank >>
4.1.3. Ausschreibungserstellung >>

4.1.4. Veröffentlichungen (Bekanntmachungen, Teilnahmeanträge) siehe Pos. 1 und 3)
4.1.5. Ausschreibungen (siehe Pos 3)
4.1.6. Verhandlungsverfahren (siehe Pos 3)
4.1.7. Unverbindliche Preisanfragen (siehe Pos 3)
4.1.8. Auktionen (siehe Pos 3)
4.1.9. Angebotsprüfung und –bewertung (siehe Pos 3)
4.1.10. Zuschlagserteilung (siehe Pos 3)
4.1.11. Vertragsmanagement
  4.2. Nach der Zuschlagserteilung vom Bestellabruf bis zum Einkaufskontrolling  >>
  4.2.1. Bestandsmanagement >>
4.2.2. Bestellabwicklung – Multilieferantenkatalog >>
4.2.3. Fakturierung und Bezahlung >>
4.2.4. Dokumentenmanagement >>
  4.3. Strategischer und operativer Support  >>
  4.3.1. Strategische Einkaufsberatung >>
4.3.2. Vergabeberatung >>
4.3.3. Ausgabenoptimierung >>
4.3.4. Nachhaltigkeitsoptimierung >>
4.3.5. Transaktionsbetreuung >>

Zurück

Einfach: die Bedienung ist äußerst einfach und völlig papierlos. Man benötigt lediglich einen Computer mit aktuellem Browser und Internetzugang und kann damit von überall und rund um die Uhr Daten austauschen.

Sicher: Der Datentransfer erfolgt verschlüsselt (128 Bit), die Daten sind nur berechtigten Personen zugänglich, der Workflow ist rechts- und revisionssicher, die Datenspeicherung erfolgt über den gesetzeskonformen Zeitraum in Rechenzentren mit den modernsten Sicherheitseinrichtungen. Die Verfügbarkeit wird zu 99,8% garantiert.

Effizient: Die Prozesse werden um bis zu zwei Drittel optimiert, die Kosten um bis zu 5% gesenkt und die Archivierung erfolgt elektronisch und vollkommen automatisch.

Preisgünstig: Die Software ist selbsterklärend. Jede Anwendung kann bereits nach einem einstündigen Online-Training selbstständig genutzt werden und damit konnte der kostenintensive Support auf ein Minimum reduziert werden. Außerdem bezahlen Sie nur das, was Sie wirklich benötigen.

Kostenlos für Auftragnehmer: für Lieferanten, die sich für offene Verfahren bewerben, oder von Auftraggebern zu nicht offenen Verfahren eingeladen werden, ist die Nutzung kostenlos.

1. Bekanntmachungen veröffentlichen

regelmäßige, auftragsbezogene, Prüfsysteme und Sonstige

Auf der Plattform www.e-beschaffung.at können sich Auftraggeber registrieren und kostenlos Bekanntmachungen anlegen. Wir leiten diese an die gesetzlich vorgeschriebenen Medien weiter (Amtsblatt der EU, Lieferanzeiger, Amtsblätter der Bundesländer). Folgende Leistungen und Features können in Anspruch genommen werden:

  • Erstellung der Bekanntmachung durch einfache Formulare inkl. CPV und CPC Codes
  • Individuelle Freigabeberechtigung
  • Nach Freischaltung stehen die Bekanntmachungen und Unterlagen sofort allen Interessenten zum Download zur Verfügung (Fristenverkürzung)
  • Nachvollziehbarkeit des Status
  • Die Bekanntmachungen bleiben bis zum Tag der Angebotseröffnung online für Interessenten zugänglich
  • Dokumentation aller verfahrensrelevanten Schritte
  • Kopierfunktion

Kosten die von den Medien, in denen veröffentlicht wird, berechnet werden, müssen vom Auftraggeber an die Medien direkt bezahlt werden.

2. Einrichten eines virtuellen Handelsraumes auf www.e-beschaffung.at inkl. einem Online Training:

Wir richten als zentrale Kommunikationsplattform zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten einen virtuellen Handelsraum ein, über den Sie unsere Beschaffungsanwendungen zur Abwicklung der mit uns vertraglich vereinbarten Einkaufsprojekte selbständig nutzen können. Sie erhalten einen Benutzerzugang über ein Masterlogin mit Passwort und können beliebig viele Mitarbeiter- und Anbieterzugänge generieren.

Das Online- Training wird in Form von Webinaren durchgeführt, an dem mehrere Mitarbeiter teilnehmen können. Ein Webinar dauert ca. 30 Minuten. Am Ende des Trainings können die Teilnehmer die jeweiligen Anwendungen bedienen.

Der virtuelle Handelsraum und das Online- Training sind integrierende Bestandteile der Nutzung unserer Services, ausgenommen der Pos 1 – Bekanntmachungen.

Wie funktioniert ein Webinar?
Wie funktioniert ein Webinar?

Via Internettelefonie werden die Vorträge der ModeratorInnen an alle TeilnehmerInnen in Bild und Ton live übertragen und die Präsentationen auf den Bildschirmen der TeilnehmerInnen gezeigt.
Währenddessen haben diese Gelegenheit, über den Text-Chat oder ein Mikrophon/Headset, sofern vorhanden, Fragen an den/die ModeratorIn zu stellen.
Interessierte können sich per E- Mail unter willkommen[at]e-beschaffung.at anmelden.
Anschließend erhalten diese eine Einladung per E-Mail mit integriertem Link und Passwort.
2.1. Halbtägiges Perfektionstraining für bis zu drei Personen in Wien

Das halbtägige Perfektionstraining, an dem bis zu 3 Mitarbeiter teilnehmen können, wird in Wien durchgeführt.
Bei diesem Training lernen die Teilnehmer je nach Bedarf verschiedene Anwendungen perfekt zu bedienen, sie erhalten ein Taktiktraining für Auktionen und können am Ende MitarbeiterInnen/KollegInnen schulen.
3. Bereitstellung der Hard- und Software für die medienbruchfreie Abwicklung von Verfahren nach BVergG:
  3.1. Im Oberschwellenbereich
  3.2. Im Unterschwellenbereich
  3.3. Unverbindliche Preisanfragen
  Die Preise der Positionen 3.1 bis 3.3 beinhalten je nach Erfordernis folgende Leistungen:
Offene, nicht-offene und mehrstufige Verfahren (Verhandlungsverfahren mit Teilnahmeantrag) nach Best- und Billigstbieterprinzip mit individuellen Zuschlagskriterien für alle Liefer- Bau- und Dienstleistungsaufträge mit unbegrenztem Datentransfer, unbegrenzte Anzahl einlangender Angebote, unbegrenzte Dauer der Verfahren, gesetzeskonforme Aufbewahrungsfrist der Daten, Telefonhotline und mit folgenden Features und Leistungen:
  • individuelles Berechtigungskonzept auch für Externe (z.B. Planer)
  • direkte Verknüpfung mit der Bekanntmachung
  • automatische Fristenkontrolle
  • Auswahl der Lieferanten aus Lieferantendatenbank für nicht offene Verfahren
  • einfache Erstellung der Ausschreibung mit Beilagen und Online-Leistungsverzeichnis
  • Individuelle Textvorlagen
  • elektronische Formblätter in Form von Webformularen (für z.B. Eigenerklärung)
  • elektronische Abgabe von Teilnahmeanträgen mit elektronischer Signatur, via Signaturkarte oder Handysignatur und Signatordienst für Firmen ohne Signaturmöglichkeit
  • direkte Übernahme aller Daten in die nächste Stufe - inkl. der Bewerber
  • das Leistungsverzeichnis kann online bzw. über EXCEL/CSV importiert werden
  • beliebige Anzahl an Beilagen als Attachements, alle gängigen Formate werden unterstützt
  • kostenlose Bereitstellung der Unterlagen auf der Plattform für alle Interessenten bzw. eingeladenen Lieferanten zum Download
  • vollelektronische Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer für Fragen, Nachrichten und Berichtigungen
  • Ampelregelung für Anbieterstatus
  • elektronische Abgabe von Angeboten (inkl. Online-ÖNORM Datenträger) mit elektronischer Signatur via Signaturkarte oder Handysignatur und Signatordienst für Firmen ohne Signaturmöglichkeit
  • unbegrenzte Anzahl einlangender Angebote
  • Angebotsauswertung (Preisvergleich und technischer Spiegel) automatisch per Mausklick online und in Excel-Format zur Weiterbearbeitung, Eine integrierte ÖNORM- Schnittstelle ermöglicht auch den einfachen Datenaustausch von Ausschreibungstexten aus Programmen wie z.B. AUER, ARRIBA oder ABK für Bauvergaben
  • automatische Angebotsprüfung
  • elektronische Angebotseröffnung mit automatisch generiertem Öffnungsprotokoll
  • Versand des Öffnungsprotokolls per E-Mail
  • Preise können wieder als Datenträger für die Übernahme in z.B.: AUER oder ABK downgeloadet werden
  • Widerrufe, behebbare Mängel oder das Ausscheiden eines Angebots können per automatisch generiertem E-Mail an die ausgewählten Anbieter gesendet werden
  • Eignungsnachweise können nach der Angebotsöffnung per Mausklick nachgefordert werden
  • alle Eignungsnachweise werden elektronisch von Anbietern nachgereicht
  • elektronische Zuschlagsentscheidung und -erteilung direkt am Beschaffungsportal
  • lückenlose Dokumentation aller verfahrensrelevanten Schritte
  • vollständiges, automatisch generiertes Verfahrensprotokoll
  • unbegrenzter Datentransfer
  • Archivierung der Verfahren über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist
  • Telefonhotline für Kunden und Lieferanten
  • Vereinfachtes Verfahren mit Transaktionsnummern als Angebotssignatur für unverbindliche Preisanfragen
Nicht in den o. g. Preisen enthalten sind die Kosten für Bekanntmachungen, die von den Medien, in denen veröffentlicht wird, berechnet werden, diese müssen an die Medien direkt bezahlt werden.
Programmieren von Schnittstellen in Ihr ERP- System (z.B. SAP):
Damit Anfragedaten aus dem ERP-System direkt in die Ausschreibung übernommen werden können, bzw. Angebotsdaten direkt ins ERP- System übertragen werden können, programmieren wir auf Wunsch Schnittstellen, wie z.B:
- Kreditorenstamm aus ERP auf die Plattform
- Banf aus ERP auf die Plattform
- Auftrags-LV von der Plattform nach ERP
3.4. Aufzahlung auf die Positionen 3.1 bis 3.3. für Auktionen
  Diese Position beinhaltet je nach Erfordernis folgende Leistungen:
Best- oder Billigstbieterauktionen im ein- oder mehrstufigen Verfahren (nach BVergG 2006 sind Auktionen kein eigenes Verfahren mehr) für alle Liefer- Bau- und Dienstleistungsaufträge mit unbegrenztem Datentransfer, unbegrenzte Anzahl einlangender Angebote, unbegrenzte Dauer der Verfahren, gesetzeskonforme Aufbewahrungsfrist der Daten, Telefonhotline und mit folgenden Features und Leistungen:
  • taktische Beratung und begleitende, telefonische Betreuung während der Auktion
  • 3 Auktionstypen stehen für die Zuschlagsfindung mit unterschiedlichen Kriterien zur Verfügung:
    • Gesamtpreisauktion – Zuschlagskriterium Preis – eine Position
    • Mehrfachpreisauktion – Zuschlagskriterium Preis – beliebig viele Positionen
    • Bestbieterauktion – Zuschlagskriterium beliebig – beliebig viele Positionen, beliebig viele variable und fixe Kriterien.
  • Freie Wahl der Teilnehmeranzahl
  • Anzahl der Anlagen als Attachements beliebig, alle gängigen Formate werden unterstützt
  • individuelle Verlängerungs- und Ausladefristen
  • Ampelregelung für Bieterstatus
  • revisionskonforme Protokollierung der Bieteraktivitäten während der Auktion
  • Auktionsauswertung graphisch und im Excel-Format zur Weiterbearbeitung
  • automatische Bieterverständigung über Zuschlagsbekanntmachung / Direktbeauftragung nach der Auktion
  • Kopierfunktion
  • Verhandlungsprotokoll
  • Archivierung aller Verfahren
  • Telefonhotline für Kunden und Lieferanten
4. Sonstige Services:
Preise für Sonstige Services erhalten Sie auf Anfrage unter willkommen[at]e-beschaffung.at
4.1. Vor der Zuschlagserteilung von der Budgetierung bis zur Beauftragung:
  4.1.1. Ausgaben- und Potenzialanalyse
Die leistungsstarke Analysesoftware, ermöglicht eine beispiellose Transparenz ihrer globalen Ausgaben. Sie können damit sowohl Ihre Möglichkeiten der Verbesserung der Wertschöpfung in der Beschaffung erkennen, als auch die derzeitigen Strategien überprüfen und darauf aufbauend kontinuierliche, substantielle Einsparungen realisieren, die dem gesamten Unternehmen zugutekommen. Die Analyse erfolgt auf Basis der gebuchten Kreditorenrechnungen des letzten Wirtschaftsjahres. Die Daten werden im Excel- Format übertragen und über das Auswertungsprogramm analysiert und Potentiale zur Kosten- und Prozessoptimierung identifiziert und in einem Executive Summary zusammengefasst.<
  4.1.2. Auftragnehmerdatenbank
Wir implementieren Ihnen eine persönliche Lieferantendatenbank, in die Sie alle relevanten Daten von Lieferanten, die Sie zur Anbotslegung u/o Teilnahme an Auktionen einladen möchten, übertragen können. Die Datenübertragung erfolgt im Excel-Format. Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Daten manuell einzugeben. Den Lieferanten können Sie die Zugangscodes an die angegebene E-Mailadresse einfach per Mausklick weiterleiten. Die Lieferanten können mit diesen Codes nicht nur an den für sie frei geschalteten Ausschreibungen und Auktionen teilnehmen, sondern auch ihre persönlichen Firmendaten laufend und selbständig für Sie warten.
  4.1.3. Ausschreibungserstellung
Projektdatensatz anlegen, der sämtliche bis dahin bekannten Parameter wie z.B. Budget, Vertragsart, Einsparungsziel, Termine enthält, Ausschreibungsarchiv mit Kopierfunktion, Schnittstelle zu Vergabeassistent, frei wählbare Eingabemaske zur LV-Erstellung, Auswahl elektronischer Formblätter, ÖN Schnittstelle (B 2063 und A 2063), automatische Datenträgerprüfung für ÖN Schnittstelle.

Schnittstellen in Ihr ERP- System (z.B. SAP) programmieren:
Damit Anfragedaten aus dem ERP-System direkt in die Ausschreibung übernommen und zurückgeführt werden können, programmieren wir auf Wunsch Schnittstellen, wie z. B: Kreditorenstamm aus ERP auf die Plattform, Banf aus ERP auf die Plattform, Rückweg – Auftrags-LV von der Plattform nach ERP.
  4.1.4. Veröffentlichen (Bekanntmachungen, Teilnahmeanträge) - siehe Pos. 2 und 3.
  4.1.5. Ausschreibungen siehe Pos 3.
  4.1.6. Verhandlungsverfahren siehe Pos 3.
  4.1.7. Unverbindliche Preisanfragen - Direktvergabe siehe Pos 3.
  4.1.8. Auktionen siehe Pos 3.
  4.1.9. Angebotsprüfung und -bewertung siehe Pos 3.
  4.1.10. Zuschlagserteilung siehe Pos 3.
  4.1.11. Vertragsmanagement
Vertragsdatenbank zur Bewirtschaftung aller Arten von vertzrägen in einer strukturierten Ablage führt alle gängigen Dateiformate nach individuellen Zugriffsberechtigungen und Erinnerungsfunktion für Fristen und Ablaufdaten.
4.2. Nach der Zuschlagserteilung vom Bestellabruf bis zum Einkaufskontrolling:
  4.2.1. Bestandsmanagement
Optimierung der Bestände und Reduzierung der Puffer ohne die Lieferfähigkeit zu riskieren, aus unterschiedlichen Lägern durch Einbeziehen von Beständen, die innerhalb komplexer Netzwerke unabhängig voneinander disponiert werden. Wir setzen dazu sowohl Kunden-, als auch lieferantengesteuerte Lösungen ein, wo entweder der Lieferant den Fehlbestand ermittelt, oder der Kunde, oder wo der Lieferant Inhaber des Lagers ist.

  4.2.2. Bestellabwicklung – Multilieferantenkatalog
Desktop-Purchasing, damit der Bestellprozess um zwei Drittel verkürzt wird, bestellen autorisierte Anforderer aus einem von der Einkaufsabteilung überwachten elektronischen Multilieferantenkatalog die benötigten Artikel online beim Lieferanten. Katalogsystem nach BMEcat Standard inkl. den internationalen Klassifizierungen nach eClass, UNSPSC und SIC, mit den Hauptfunktionalitäten Produktsuche und Darstellung, Warenkorb, Musterbestellungen, Wareneingang, Sachkonto- und Kostenstellenzuordnungen, multifunktionale Budgets und Statistiken, zur uneingeschränkten Nutzung. Die Wartung der Katalogdaten erfolgt direkt durch die Lieferanten über einen externen Zugang auf das Portal und mittels der vereinbarten Dokumentenformate (Produktdatenaustauschformate BMEcat oder CSV). Mit der Softwarelösung lassen sich sämtliche Produkte abwickeln – egal, ob Kategorie „A“, „B“, oder „C“ bzw. bestands- oder nicht-bestandsgeführt – und Artikeldaten per Mausklick ins ERP-System übernehmen. Materialstammdaten (Infosätze) werden automatisch abgeglichen. Weitere Features: Kostenkontrolle erfolgt vor Bestellung und nicht bei Rechnungserhalt, elektronische Übermittlung von Bestellungen an Lieferanten, Wareneingang wahlweise im ERP- system oder am Portal, elektronische Gutschrift/Rechnungslegung mit digitaler Signatur, individuelle Auswertungen und Bestellübersichten, Produktanalyse, Individuelle Schnittstellen zu ERP-Systemen wie z.B. SAP für Übernahme der Bestellungen, individuelle Importfilter für Lieferanten zur selbständigen Wartung der Artikeldaten mit Medienverzeichnis zum einfachen Datenimport für jeden einzelnen Katalog, Katalogdatenupdate.

Programmieren von Schnittstellen in das kundeneigene ERP- System:
Damit die Bestell- und Lieferdatendaten automatisch in Ihr ERP- System übertragen werden, programmieren wir Ihnen Schnittstellen. Im Multilieferantenkatalog können sowohl Kataloge von Lieferanten, als auch ausgewählte Material- und Dienstleistungsstammdaten aus dem ERP- System bereitgestellt werden. Die Lieferanten übertragen ihre Daten in Absprache mit dem Kunden in das System. Die elektronische System-zu-System-Kommunikation erfolgt nach openTRANS-Standard. Sobald der Einkaufswagen genehmigt ist, werden die Daten an das ERP-System übertragen, dort können die BANF, Bestellung und Umlagerungsbestellung angelegt werden. Die im ERP eingerichtete Belegfreigabe ist somit verwendbar. Nach Anlage der Bestellung im ERP wird über die Nachrichtenfindung z.B. ein Idoc erzeugt und als XML auf das Portal übertragen und an den Lieferanten weitergeleitet.

  4.2.3. Fakturierung und Bezahlung
Rechnungen ausstellen, versenden, prüfen, kontieren, buchen und bezahlen – ein Aufwand, der häufig sogar den Wert der Ware übersteigt. Mit unserer eBilling- Software reduzieren Sie den Aufwand um bis zu 90%. eBilling steht für elektronische Rechnungslegung und Gutschriftverfahren mit automatischer Kontierung und Buchung für alle über den Multilieferantenkatalog bestellten und gelieferten Artikel sowie Dienstleistungen als periodische Sammelrechnungen. Zum Signieren von Gutschriften oder Lieferantenrechnungen, die aus dem Katalogsystem generiert werden, setzen wir unser Software für die „fortgeschrittene Signatur“ (Finanzamtssignatur) ein. Die Verbuchung der Lieferantenrechnungen / Gutschriften im ERP- System des Kunden erfolgt über eine Schnittstelle vollkommen automatisch, die zur Bezahlung fälligen Beträge scheinen dann zusammen mit anderen Posten im Zahlungsvorschlag auf. Multifunktionale Bestellstatistiken mit Historymanagement und automatischer Übertragung in die Sourcingmodule für Neuanfragen

  4.2.4. Dokumenten- und Zertifikatsmanagement
Ein branchenunabhängiges Qualitäts- und Dokumentenmanagementsystem als zentrales Modul zur Verwaltung, Aktualisierung und Verteilung von Qualitätszertifikaten, Prüfzeugnissen und Dokumenten entlang der gesamten Wertschöpfungskette mit Möglichkeit zur Bearbeitung, Weiterleitung, Suche Statistik, mit Status- und Frühwarnmeldung zur Maßnahmenverfolgung, nach individueller Struktur und Lieferantenzuordnungen.

4.3. Strategischer und operativer Support
  4.3.1. Strategische Einkaufsberatung
Beratungsspektrum für Projekte entlang der gesamten Wertschöpfungskette
  • Materialgruppenmanagement
  • Global Sourcing
  • Lieferantenmanagement
  • Prozessoptimierung
  • Risikomanagement
  • Beschaffungscontrolling

  4.3.2. Vergabeberatung
Wir unterstützen Auftraggeber bei der Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen, der Wahl der Verfahren und der einzusetzenden Hilfsmittel bis zur Auftragsvergabe.

  4.3.3. Ausgabenoptimierung
Wir unterstützen Auftraggeber bei der Optimierung der Ausgaben, indem wir die Möglichkeiten durch die neuen Hilfsmittel aufzeigen, Bündelungspotentiale identifizieren, Rahmenvertragsquoten erhöhen, die Lieferantenanzahl reduzieren, den Wettbewerb durch neue Lieferquellen erhöhen, Zweitlieferanten aufbauen und Prozessoptimierungen einleiten.

  4.3.4. Nachhaltigkeitsoptimierung
Wir unterstützen Auftraggeber bei der Optimierung und der Bewusstseinsförderung, indem wir die Richtlinien quantifizieren und daraus klare Messgrößen und Ziele ableiten, die von den einzelnen Abteilungen eingefordert und entsprechend kontrolliert werden können.

  4.3.5. Transaktionsbetreuung
Wir begleiten und betreuen Auftraggeber bei den einzelnen Einkaufsprojekten von der Bedarfserhebung bis zur Vergabe, machen Plausibilitätsprüfungen und sorgen für ein professionelles Auftreten nach außen, beraten sie in taktischen Fragen zu Auktionen und moderieren Auktionen.